Dictamen N° 57.538, de 14 de septiembre de 2012

N° 57.538 Fecha:14-IX-2012 El Subsecretario de Relaciones Exteriores, mediante OF. PUB. N° 573, de 25 de mayo de 2012, se ha dirigido a esta Contraloría General solicitando un pronunciamiento contable respecto de la forma de registrar los bienes adquiridos mediante el subtítulo 24 Transferencias Corrientes, en atención a que el Preinforme N°38, de 19 de abril de 2012, de la División de Auditoría Administrativa de este Organismo Contralor, observó la falta de control de inventarios de los bienes adquiridos a través de los programas ejecutados directamente por el Ministerio de Relaciones Exteriores. En efecto, en el numeral 4 del mencionado informe, se indica que en la revisión efectuada a los bienes adquiridos a través de los programas Reuniones Internacionales y Pro Tempore Grupo de Río, en el período comprendido entre junio y diciembre de 2011, se pudo comprobar que éstos no se encontraban incluidos en los inventarios del servicio. Lo anterior, según lo manifestado por funcionarios de la citada Subsecretaría, se debería a que dichos bienes fueron adquiridos bajo el subtítulo 24 Transferencias Corrientes, y conforme al instructivo que regula el Procedimiento de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios del Ministerio de Relaciones Exteriores, sólo es posible incorporar los bienes comprados mediante el subtítulo 29 Adquisición de Activos No Financieros. Sobre el particular, es necesario precisar que de acuerdo al decreto N° 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que determina las clasificaciones presupuestarias, el subtítulo 24 Transferencias Corrientes comprende, en general, los gastos correspondientes a donaciones u otras transferencias corrientes que no representan la contraprestación de bienes o servicios y, excepcionalmente, la ley anual de Presupuestos del Sector Público suele consultar entre las transferencias a otras entidades públicas la identificación de determinadas actividades que constituyen asignaciones globales a unidades de un servicio o a programas ejecutados total o parcialmente por éste, señalándose en las respectivas glosas el tipo de gastos factibles de realizar que pueden incluir ciertas prestaciones en bienes o servicios, en la medida que estén directamente relacionados con el objeto del programa. En este contexto, la ley N° 20.481, de Presupuestos del Sector Público año 2011, expresamente estableció en el capítulo correspondiente a la entidad peticionaria, la glosa 07 que la facultó para efectuar con cargo a estas asignaciones y programas todo tipo de gastos relacionados con la organización y desarrollo de reuniones internacionales que se efectúen en el país, incluida la contratación de servicios personales a honorarios. Conforme a lo anterior, el servicio adquirió bienes, los cuales en su oportunidad no fueron incorporados en el control administrativo de bienes (inventario físico) ni en su contabilidad. Lo anterior, contraviene la norma sobre adquisición de bienes de uso, del oficio circular N° 60.820, de 2005, de este Organismo Contralor, el cual dispone que deben reconocerse en la contabilidad todos los bienes muebles que se adquieran para ser utilizados por la entidad en más de un período contable. En consecuencia, el servicio deberá incorporar en su patrimonio dichos bienes, para lo cual procede que efectúe una regularización mediante un movimiento económico, que implica un cargo a las cuentas del grupo 14 Bienes de Uso que correspondan de acuerdo a su naturaleza, con abono a la cuenta 56367 Ajuste a los Gastos Patrimoniales de Años Anteriores. Finalmente, es necesario tener en consideración, en forma previa al ajuste, el principio de materialidad e importancia relativa, de acuerdo con el cual se podrán registrar como gastos aquellas adquisiciones de bienes muebles cuyo monto sea poco significativo, de acuerdo a los criterios fijados previamente por el Jefe del Servicio, sin perjuicio de mantener un control administrativo - físico de la totalidad de los bienes existentes en la entidad cualesquiera sea su valor. Osvaldo Vargas Zincke Contralor General de la República Subrogante