Dictamen N° 74.931, de 3 de diciembre de 2012

N° 74.931 Fecha: 3-XII-2012 Se ha dirigido a esta Contraloría General, don Rolando Melo Latorre, Director Nacional del Servicio Nacional de Menores, SENAME, mediante oficio N° 4.484, de 2011, para solicitar un pronunciamiento respecto al procedimiento contable a utilizar para el registro de las subvenciones que otorga dicha Institución y autorizar la implementación en forma gradual de la revisión del 100% de las rendiciones de cuentas de los proyectos, comenzando en el año 2012, con tres regiones que cuentan con el personal necesario para efectuar dicha labor, a partir del ejercicio presupuestario año 2012, en atención a las observaciones planteadas en el Preinforme de Observaciones N° 210, de 2011, de esta Entidad Fiscalizadora, sobre transferencias de fondos efectuadas por dicho Servicio a los colaboradores acreditados. La autoridad del Servicio expresa en su presentación, en síntesis, que a raíz de la auditoría que se llevó a cabo durante el año 2011, en la Región Metropolitana, de la cual derivó el Preinforme de Observaciones N° 210, de 2011, ya señalado, se consignaron las siguientes observaciones: - Título II, "Control Interno", párrafo 2 "Control Financiero Contable": el Servicio no utiliza el Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado, SIGFE, para registrar y controlar las subvenciones entregadas a los organismos colaboradores, producto que utiliza el procedimiento contable E-01 establecido en el oficio N° 54.900, de 2006, de este Organismo de Control, que norma las transferencias otorgadas a instituciones o personas del sector privado no sujetas a rendición de cuentas. En dicho sentido, se advierte que no se estaría dando cumplimiento a lo dispuesto en el reglamento de la ley N° 20.032, aprobado por decreto supremo N° 841, de 2005, del Ministerio de Justicia, el que establece que los colaboradores acreditados deberán remitir al SENAME una rendición de cuentas, de acuerdo al procedimiento contenido en la Circular N° 19, de 2005, del Servicio Nacional de Menores, la que dispone que las rendiciones de cuentas deben ajustarse a los procedimientos contenidos en la resolución N° 759, de 2003, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas, de este Ente Fiscalizador. Enseguida, agrega el citado preinforme que las transferencias corrientes por subvención deben ser registradas contablemente de acuerdo al procedimiento E-06, del oficio N° 54.900, de 2006, precitado, vale decir, se debe reflejar un deudor por rendición de cuentas al momento de efectuar la transferencia de fondos y sólo al momento que es revisada y aprobada dicha rendición, contabilizar el gasto correspondiente. Al respecto, el Servicio Nacional de Menores indica que se relaciona con un número aproximado de 335 instituciones colaboradoras acreditadas, que han percibido fondos de subvención durante el año 2011, quienes administran un total de 1.496 proyectos a nivel nacional, a los cuales se les transfieren recursos conforme a las atenciones brindadas en el marco de las coberturas previamente convenidas. Respecto de la rendición de dichos fondos, éstos se registran en el sistema informático (SENAINFO) y se remite un informe mensual el que detalla los ingresos, los egresos y saldos, manteniendo la documentación de respaldo en los proyectos conforme lo establecido en el artículo 67 del reglamento de la ley N° 20.032. Añade, que en cuanto a lo solicitado por esta Contraloría General, en orden a emplear el procedimiento contable E-06 para la contabilización de las transferencias a organismos privados, el Servicio en atención a lo avanzado del año, compromete su implementación a partir del ejercicio presupuestario año 2012, para la cual solicita se autorice a proceder de dicha forma. Esgrime además, que se hace necesario explicitar que el artículo 53 del decreto supremo N° 841, ya citado, establece que el SENAME está obligado a transferir a los colaboradores, la subvención en forma mensual y dentro de los primeros quince días del mes siguiente a la entrada en vigencia del convenio respectivo. A su vez, la citada resolución N° 759, de 2003, de esta Contraloría General, exige la rendición de cuentas de los fondos transferidos dentro de los primeros cinco días hábiles siguientes al mes que corresponda. Estas disposiciones implican para el Servicio, contar en la práctica con entre tres a cinco días hábiles para proceder a la revisión de un total aproximado de 1.496 expedientes de rendiciones de cuentas, contando para tales fines con una dotación máxima de 61 supervisores financieros, lo que en promedio representa que cada uno de ellos, revise y apruebe 26 expedientes, en este limitado tiempo. De tal forma, solicita un pronunciamiento respecto de la correcta interpretación de la normativa señalada en el párrafo anterior, además requiere contar con la autorización de este Organismo de Control para implementar el procedimiento de revisión de las rendiciones de cuentas pendientes, según se indicara con antelación. Al tenor de lo precedentemente planteado, se efectuó un análisis y solicitó un pronunciamiento sobre la materia a la División de Análisis Contable de esta Contraloría General, cuyas conclusiones se exponen seguidamente. Es dable hacer presente, en primer término, que la normativa sobre la materia en estudio está contenida en la ley N° 20.032, Orgánica del Servicio Nacional de Menores y en el reglamento aprobado por el decreto supremo N° 841, de 2005, del Ministerio de Justicia, el cual contiene en el título VII, las normas "De la Rendición de Cuentas de la Subvención", las cuales fueron complementadas por el SENAME, mediante oficio circular N° 19, de 2005, "Normas e Instrucciones sobre Rendición de Cuentas de Fondos Transferidos en virtud de la ley N° 20.032, de 2005". Luego, la referida circular dispone que las rendiciones de cuentas deben ajustarse a los procedimientos normados por la resolución N° 759, de 2003, de este Ente Contralor. Hechas las precisiones anteriores, las transferencias corrientes por subvención se deben reflejar contablemente de acuerdo al procedimiento E-06, dispuesto en el oficio N° 54,900, de 2006, de esta Contraloría General, el cual dispone reconocer un deudor al momento de la entrega de los fondos y contabilizar el gasto correspondiente en la oportunidad que la rendición sea recibida y aprobada. En tal sentido, puede señalarse que el procedimiento aplicado por el Servicio no permite el control de las subvenciones, dentro del ámbito contable, toda vez que hechos económicos, como la falta de rendición, el rechazo de determinados gastos en una rendición o la entrega de anticipos de fondos, no tienen un reconocimiento contable. Por lo tanto, es menester señalar que el criterio de contabilización antes mencionado, permitirá poner de manifiesto las operaciones de SENAME, revelándolas a través de la contabilidad, especialmente, en relación con la responsabilidad que le asiste en orden a cautelar la correcta utilización de los recursos del Estado que se ponen a disposición de los organismos colaboradores. En lo que respecta a los anticipos de fondos, cabe precisar que de acuerdo a la normativa general contenida en el oficio circular N° 60.820, de 2005, de esta Contraloría General, dicha operación no afecta al presupuesto al momento de su ocurrencia, debiendo ser reconocida contablemente en la cuenta 11403 Anticipos a Rendir Cuenta. A su turno, la aplicación de dichos adelantos, debe registrarse en las cuentas de Acreedores Presupuestarios que corresponda. En este caso en particular, en la 21524 Cuentas por Pagar —Transferencias Corrientes, o en la 21533 Cuentas por Pagar — Transferencias de Capital, según su naturaleza, conjuntamente con la rendición de cuentas. En lo que atañe a la vigencia del procedimiento E-06 que se propone, se considera que éste deberá ponerse en aplicación a contar del presente ejercicio contable. Por lo cual, ese Servicio deberá efectuar un ajuste contable, sin efecto presupuestario, que permita reflejar las subvenciones pendientes de rendición, cargando las cuentas 1210601 Deudores por Transferencias Corrientes al Sector Privado o 1210602 Deudores por Transferencias de Capital al Sector Privado, con abono a las cuentas 54 Transferencias Otorgadas del período o 56367 Ajuste a los gastos Patrimoniales de Años Anteriores, según corresponda. En cuanto a aquellos anticipos de fondos que hayan sido ejecutados presupuestariamente, dentro del ejercicio, deberá reconocerse el activo en la cuenta 11403 Anticipos a Rendir Cuenta, procediendo a regularizar la ejecución presupuestaria y el gasto patrimonial, conforme a la normativa vigente. En cuanto a la solicitud de autorización para implementar de forma gradual la revisión del 100% de las rendiciones de cuentas, el Servicio Nacional de Menores deberá adoptar las medidas que estimen necesarias con el objeto de velar por el cabal cumplimiento de lo consignado en el numeral 5.3. de la resolución N° 759, de 2003, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuenta, antes mencionada, que previene que las unidades operativas otorgantes serán responsables de exigir la rendición de cuentas de los fondos entregados a las personas o entidades del sector privado, proceder a su revisión para determinar la correcta inversión de los fondos concedidos y el cumplimiento de los objetivos pactados. Ahora bien, respecto del plazo que tiene el SENAME para efectuar la revisión de las rendiciones de cuentas y a la solicitud de autorización para implementar de forma gradual la revisión de las mismas, esta Entidad de Control cumple con manifestar sobre la materia, que se deberán adoptar las medidas que estimen necesarias con el objeto de velar por el cabal cumplimiento de lo consignado en la resolución N° 759, de 2003, mencionada, especialmente en lo referido al numeral 3, que consigna que el Servicio deberá "preparar mensualmente una rendición de cuentas de sus operaciones, dentro de los cinco (5) días hábiles al mes que corresponda...". Asimismo, ajustarse a lo previsto en el punto 5.3, de la misma normativa, en orden a "exigir rendición de cuentas de los fondos entregados a las personas o instituciones del sector privado", a su vez, "proceder a su revisión para determinar la correcta inversión de los fondos concedidos y el cumplimiento de los objetivos planteados", manteniendo a disposición de esta Entidad de Control los antecedentes para su revisión. Finalmente, en relación a la consulta sobre el lugar donde deben mantenerse los expedientes de rendiciones de cuentas, cabe informar que dicha materia, entre otras, está siendo objeto de análisis por este Organismo Fiscalizador, cuyo resultado se comunicará en su oportunidad. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República