Dictamen N° 39.817, de 30 de mayo de 2016

N° 39.817 Fecha: 30-V-2016 La Contraloría General de la República, en uso de las facultades establecidas en la ley 10.336, Orgánica Constitucional del Servicio, viene a complementar las instrucciones impartidas mediante los oficios circulares N" 101.975 y 101.976, ambos de 2015, para el ejercicio contable año 2016, a todas las entidades a que se refiere el artículo 2° del decreto ley N° 1.263, de 1975, y sus modificaciones, exceptuadas las municipalidades, así como también al Tribunal Calificador de Elecciones, a los Tribunales Electorales Regionales, al Tribunal de Defensa de la Libre Competencia, al Consejo para la Transparencia, al Instituto Nacional de Derechos Humanos y a los Tribunales Ambientales -Segundo y Tercero-. Lo anterior, con el propósito de precisar materias relacionadas con la aplicación de la norma de Errores contenida en la normativa del sistema de contabilidad general de la Nación, aprobada por resolución N° 16, de 2015, de este Organismo Contralor y los ajustes de primera adopción de dicha normativa. Norma de Errores Los errores son omisiones o inexactitudes al momento de registrar movimientos financieros o económicos, como consecuencia de errores aritméticos, de aplicación de políticas contables, de interpretación contable de los hechos, etc. Estos pueden identificarse y corregirse durante el periodo contable vigente o en períodos anteriores, según el procedimiento siguiente: 1.- Contabilizaciones erróneas efectuadas durante el año 2016. La norma de Errores de la resolución N° 16, de 2015, establece que los errores del período contable, detectados en el mismo período, esto es, durante el año 2016, se corregirán antes del cierre del ejercicio. Conforme a lo anterior, los ajustes que impliquen correcciones se deben efectuar e informar como variaciones del mes, en que se verifiquen dichas situaciones y se cuente con los antecedentes para su determinación, no requiriendo autorización, previa o posterior, de esta Contraloría General. 2.- Contabilizaciones erróneas efectuadas en años anteriores al 2016 En este caso, la norma de Errores de la resolución N° 16, de 2015, establece que los efectos de la corrección de un error de periodos anteriores no se incluirá en el resultado del periodo en el que se detecte el error dado que su efecto se reflejará en los saldos iniciales de activos, pasivos y resultados acumulados del período contable en curso. Al respecto se pueden distinguir: a.- Ajustes relacionados con Deuda Flotante e Ingresos por Percibir Los ajustes de Deudores Presupuestarios - Ingresos por Percibir y Acreedores Presupuestarios - Deuda Flotante, presentan dos instancias de ajuste: la primera, regulariza el traspaso de los Deudores y Acreedores Presupuestarios de años anteriores a las cuentas 11512 y 21534, respectivamente, la cual se debe ajustar e informar como variación del mes, y la segunda, regulariza el saldo de las cuentas 12192 y 22192, según corresponda, que implica un ajuste a la apertura, ya que corrige el saldo que proviene del ejercicio anterior. Se adjunta procedimiento contable en anexo N° 1. b. Ajustes de errores cuya regularización no implica ejecución presupuestaria en el presente ejercicio. En este caso, lo que corresponde efectuar es un ajuste a la apertura del presente ejercicio. Algunos ejemplos de errores de esta naturaleza son, incorrecta determinación de la depreciación del ejercicio, no reconocimiento de inmuebles de propiedad de la entidad. Además, se deben considerar los errores que se originen en el traspaso de saldos 2015 a que se refiere el oficio N° 73.121, de 2015, de este origen, Instructivo de Primera Adopción. Ahora bien, el Servicio deberá solicitar a esta Contraloría General autorización de los ajustes a la apertura que efectúe en cada mes, en todos los casos señalados, para lo cual deberá remitir conjuntamente con el oficio, los comprobantes contables y los antecedentes correspondientes. Se adjunta anexo N° 2 con oficio tipo. Ajustes de primera adopción de la normativa contable De acuerdo al Instructivo de Primera Adopción, los ajustes de activos y pasivos producto de la primera adopción de la normativa contable, se deben efectuar mediante un ajuste a la apertura, directamente contra la cuenta 31102 Resultados Acumulados y a más tardar al término del ejercicio contable 2016, salvo que se cuente con autorización de este Organismo Contralor para extender el mencionado plazo. Estos ajustes a los saldos iniciales deberán contar con la aprobación de este Órgano Contralor, la cual deberá solicitarse con posterioridad a su registro mediante oficio adjuntando los comprobantes contables y los antecedentes correspondientes. Se adjunta anexo N° 3 con oficio tipo y memorándum técnico. Finalmente, cabe señalar que cualquier consulta sobre la materia, deberá efectuarse con las Jefaturas correspondientes de la División de Análisis Contable, Área Sector Público, Victoria Targarona, al teléfono 224021519 o al correo electrónico [email protected], o bien, Área de Normas, Julio Espinosa, al teléfono 224025615 o al correo electrónico [email protected]. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República