Dictamen N° 100.175, de 24 de diciembre de 2014

N° 100.175 Fecha: 24-XII-2014 Se ha dirigido a esta Contraloría General don Jorge Fernando Sirriya Carapelle, Jefe de la División de Auditoría Interna del Servicio Agrícola y Ganadero, SAG, solicitando se le informe sobre la jurisprudencia de este origen que haya señalado el tiempo que se deben mantener las hojas de trabajo y otros antecedentes obtenidos en la ejecución de las auditorías internas, ya sea en soporte papel o archivos magnéticos, y el procedimiento a utilizar para su destrucción, haciendo presente que se trata de fotocopias validadas por el auditor en la oportunidad correspondiente. Lo anterior, por cuanto la jurisprudencia administrativa que ha revisado se relaciona con la utilización de fondos o bienes del Estado o con documentos sobre el examen de cuentas, en los que no se aludiría al tiempo que se deben mantener los documentos que originan la consulta. Sobre el particular, cabe manifestar que el recurrente consulta por el tratamiento que debe darse a fotocopias de antecedentes tales como normativa, comprobantes contables, planillas e informes de auditoría, respecto de los cuales se debe precisar, en armonía con la jurisprudencia administrativa, es competencia del Presidente de la República o, en su caso, del respectivo jefe superior del servicio resolver que documentos mantiene y cuales elimina, determinación en que no cabe intervenir a la Contraloría General de la República, pues sus atribuciones en esta materia, de conformidad con los artículos 14 y 21 de su ley orgánica N° 10.336, se refieren a fiscalizar e intervenir respecto de documentos de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos, así como los justificativos de ingresos y gastos, o relativos a la administración de bienes del Estado, carácter que no posee la documentación a que se alude en la consulta (aplica dictamen N° 16.896, de 2011). De este modo, compete al Director Nacional del SAG, en su calidad de jefe del servicio, autorizar su eliminación conforme al procedimiento que disponga y determinar el tiempo que deben ser conservados, según se establece en el oficio circular N° 28.704, de 1981, del mismo origen. Transcríbase al Ministerio de Agricultura y al requirente. Saluda atentamente a Ud., Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República