Ordinario N° 479, de 4 de febrero de 2014

e eN le A a E O A A AE K 14383 (2863) 2013 DEPARTAMENTO JURÍDICO 0 4 7 9 ORD.: / í S Ju pu 00 : MAT.: Atiende consulta que indica. ANT.: 1) Instrucciones de 02.01.2014, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho. 2) Pase N* 2272 de 12.12.2013, de Jefa de Gabinete Directora del Trabajo. 3) Ordinario N* 944 de 10.12.2013, de Inspector Provincial del Trabajo de San Antonio. 4) Presentación de 28.11.2013, de don Alberto Bórquez Calbucura, Gerente General San Antonio Terminal Internacional S.A.

SANTIAGO, — 'D4FES 2ma DE : DIRECTORA DEL TRABAJO A : ALBERTO BÓRQUEZ CALBUCURA

GERENTE GENERAL

SAN ANTONIO TERMINAL INTERNACIONAL S.A. MUELLAJE STI S.A.

AV. RAMON BARROS LUCO N?* 1613, OF. 1301 SAN ANTONIO.

Mediante presentación del antecedente 4) solicita un pronunciamiento de esta Dirección en orden a determinar si resulta jurídicamente procedente que esa empresa entregue a sus trabajadores los comprobantes de remuneraciones a que alude el inciso 3* del artículo 54 del Código del Trabajo, en forma electrónica.

Señala que tal entrega se haría a través del sistema denominado “Payroll” , el cual extrae mediante una interface computacional, la liquidación de sueldo que genera el sistema que calcula y paga las remuneraciones, el cual es copia fiel de la papeleta impresa y que contiene el detalle del monto pagado, la forma como se determinó y las deducciones efectuadas, permitiendo a los trabajadores consultar directamente las remuneraciones históricas y del periodo actual, e imprimirlas cada vez que deseen, accediendo a ellas mediante una clave personal e intransferible. Agrega, que no obstante se mantendrá un ejemplar físico de dichos instrumentos.

Al respecto, cúmpleme en informar a Ud. lo siguiente:

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El artículo 54 inciso 3? del Código del Trabajo, dispone:

“Junto con el pago, el empleador deberá entregar al trabajador un comprobante con indicación del monto pagado, de la forma como se determinó y de las deducciones efectuadas”.

Por su parte el artículo 54 bis inciso 3% del mismo Código, ordena:

“Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo anterior, y conforme a lo señalado en los incisos precedentes, las liquidaciones de remuneraciones deberán contener en un anexo, que constituye parte integrante de las mismas, los montos de cada comisión, bono, premio u otro incentivo que recibe el trabajador, junto al detalle de cada operación que le dio origen y la forma empleada para su cálculo”.

Del análisis conjunto de las disposiciones legales precitadas, se infiere que la ley obliga al empleador a entregar a sus dependientes, conjuntamente con el pago de sus remuneraciones, un comprobante que contenga las menciones que a continuación se indican:

a. Monto de la remuneración pagada,

b. Forma como se determinó dicha remuneración,

c. Descuentos practicados, y

d. En anexo, el monto de cada comisión, bono, premio u otro incentivo, junto al detalle de la operación que le dio origen y la forma empleada para su cálculo.

Sobre el particular, cabe manifestar que la jurisprudencia administrativa de este Servicio que se contiene, entre otros, en Ord. N* 3161/64, de 28/07/2008, ha precisado que el comprobante de pago de remuneraciones a que alude el inciso 3% del artículo 54 del Código del Trabajo, puede ser entregado en soporte electrónico, a través de un sistema computacional, conclusión que se fundamenta en la circunstancia de que conforme a la reiterada y uniforme doctrina de este Servicio, contenida entre otros en Ord. N* 7301/341, de 12.12.94, no procede exigir al empleador que en los comprobantes o liquidaciones de remuneraciones se encuentre estampada la firma del trabajador en señal de aceptación, por lo que resulta jurídicamente procedente determinar que los comprobantes de remuneraciones emitidos electrónicamente se encontrarían entre aquellos documentos susceptibles de constar sólo y exclusivamente en registros computacionales, es decir, sin respaldo material, en tanto el respaldo electrónico pudiera hacer efectivas las labores de fiscalización y el sistema conforme al cual se practique garantice la fidelidad de su información, todo lo cual debe entenderse previa autorización de este Servicio.

Es necesario agregar que respecto del anexo de remuneraciones que exige el inciso 3” del artículo 54 bis del Código del Trabajo, antes transcrito, la doctrina de este Servicio manifestada en Ordinario N* 5185, de 27.11.2012, ha precisado que dicho anexo también puede ser emitido electrónicamente, toda vez que el legislador no ha limitado su existencia al soporte de papel.

En el sentido expuesto, cabe considerar que el objetivo de este Servicio ha sido favorecer el desarrollo de procesos informáticos, cuando en los hechos, éstos guarden una debida armonía entre la evolución tecnológica y el resguardo

3 al cumplimiento cabal de las disposiciones legales, y en sí faciliten la labor fiscalizadora de los organismos competentes.

Sobre la materia, debe precisarse que los comprobantes de que se trata deben remitirse electrónicamente a los dependientes, comunicación que deberá cumplir los siguientes requisitos:

1.- Los trabajadores destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una casilla electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación laboral.

2.- Los respectivos correos electrónicos deben ser remitidos a casillas particulares de los trabajadores, toda vez que no sería razonable que ante su desvinculación de la empresa, aquellos quedaran impedidos - al mismo tiempo - de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral.

Finalmente, cabe señalar que este Servicio, respecto de las características del Software a utilizar para la generación y envió de los comprobantes de remuneración, no puede emitir pronunciamiento por cuanto su presentación no contiene información suficiente a fin de determinar si el mismo cumple con lo dispuesto en Dictamen N* 3161/064, de 29.07.2008, el que adjunto para su conocimiento.

En consecuencia sobre la base de las disposiciones legales transcritas y comentadas, jurisprudencia administrativa citada y consideraciones formuladas, cumplo con informar que no existe inconveniente para que un empleador emita electrónicamente los comprobantes de pago de remuneraciones de sus trabajadores, en la medida que la emisión y su envío posterior se realice de acuerdo a lo indicado en el presente informe.

“SaBtuda aygd.

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OQ 2 A 5 AS : 0 lp of a A ¡(DIRECTORA NUZ h $2 A A MARÍA CECILIA SÁNCHEZ TORO CAñ E... ABOGADA “—DIRECTORÁ DEL TRABAJO MAQ/SMS]B de Distribución: Jurídico -Partes -Control