Ordinario N° 908, de 7 de marzo de 2014

e dao SEI DAN ES e Dicacción daldg NO o da a a 79 20d, 0908 ORD: CÍA Uca MAT.; No existe inconveniente para que un Ñ empleador emita electrónicamente los comprobantes de pago de remuneraciones, sus anexos y la información relativa a las metas variables a sus trabajadores, en la medida que la emisión y su envío posterior se realice de acuerdo a lo indicado en el presente informe.

ANT.: Presentación de 22.01.2014, de Sra. Paulina

Gálvez Núñez, en representación de empresa Cygnus Servicios Externos Ltda.

SANTIAGO, PO a

D GUAR 2614 DE : DIRECTORA DEL TRABAJO A : SRA. PAULINA GÁLVEZ NÚÑEZ EMPRESA CYGNUS SERVICIOS EXTERNOS LTDA. ARGOMEDO N302 SANTIAGO/

Mediante presentación del antecedente, solicita de este Servicio un pronunciamiento jurídico acerca de lo siguiente:

1) Posibilidad de entregar a los trabajadores los comprobantes de liquidaciones de remuneraciones y anexos de remuneraciones variables indicados en el artículo 54 bis del Código del Trabajo, mediante intranet o correos electrónicos.

2) Validez de informar a los dependientes respecto de las metas variables mensuales, mediante correos electrónicos.

1) En relación con la consulta signada con este número, cúmpleme informar a Ud., lo siguiente:

El inciso 3? del artículo 54, del Código del Trabajo, dispone:

" "Junto con el pago, el empleador deberá entregar al trabajador un comprobante con indicación del monto pagado, de la forma como se determinó y de las deducciones efectuadas."

De la disposición precitada se infiere que la ley obliga al empleador a entregar a sus dependientes, conjuntamente con el pago de sus remuneraciones, un comprobante que contenga las menciones que a continuación se indican:

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a. Monto de la remuneración pagada,

b. Forma como se determinó dicha remuneración, y

c. Descuentos practicados.

Sobre el particular, este Servicio ha señalado mediante dictamen N*3161/064, de 29.07.2008, que el comprobante de pago de remuneraciones puede ser entregado a través de un sistema computacional.

La conclusión anterior encuentra su fundamento en la reiterada y uniforme doctrina de este Servicio, contenida entre otros en dictamen N07301/341, de 12.12.94, según la cual no procede exigir al empleador que en los comprobantes O liquidaciones de remuneraciones se encuentre estampada la firma del trabajador en señal de aceptación, por lo que resultaría jurídicamente procedente estimar que dichos comprobantes, emitidos electrónicamente, se encontrarían entre aquellos susceptibles de constar sólo y exclusivamente en registros computacionales, es decir, sin respaldo material, en tanto el documento electrónico permita hacer efectivas las labores de fiscalización, y el sistema conforme al cual se practique garantice la fidelidad de su información, tado lo cual debe entenderse previa autorización de este servicio.

Ahora bien, aclarado lo anterior, debe mencionarse que el inciso 3*, del artículo 54 bis, del Código del Trabajo, prescribe:

“Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo anterior, y conforme a lo señalado en los incisos precedentes, las liquidaciones de remuneraciones deberán contener en un anexo, que constituye parte integrante de las mismas, los montos de cada comisión, bono, premio u otro incentivo que recibe el trabajador, junto al detalle de cada operación que le dio origen y la forma empleada para su cálculo.”

Conforme al texto transcrito, €l legislador ha establecido la obligación para el empleador de añadir a la liquidación de remuneraciones un anexo que forma parte de ésta, que contenga el monto, bono, premio u otro incentivo, con explicación del detalle de la operación que originó el estipendio y la forma de calcularlo.

Al respecto, debe tenerse en consideración que la norma precitada complementa el ya analizado inciso 30 del artículo 54, del mismo cuerpo normativo, de lo que se infiere que la obligación adicional que la ley atribuye al empleador de acompañar un anexo al comprobante de remuneraciones, que contenga información detallada sobre comisiones, entre otras retribuciones, debe interpretarse y entenderse en armonía con lo ya resuelto por éste Servicio respecto a la materia y, en especial, con la jurisprudencia administrativa que se ha

pronunciado sobre la legalidad de proporcionar el referido comprobante por medios informáticos.

En estas condiciones, es dable colegir que tanto el comprobante de remuneraciones analizado como su anexo, pueden ser emitidos y remitidos por vía electrónica, conclusión que se encuentra en armonía con la jurisprudencia administrativa de esta Dirección contenida, entre otros, en los Ordinarios N*816, de 20.02.2013 y N92840, de 18.07.2013.

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2) En cuanto a su segunda consulta, cabe indicar que siguiendo el mismo racionamiento manifestado respecto de los comprobantes de pago de remuneraciones y su anexo, no existe inconveniente para que metas variables mensuales por las que consulta sean confeccionadas electrónicamente, atendido que no existe norma legal que lo impida.

Precisado lo anterior, es dable indicar que la jurisprudencia administrativa de esta Dirección ha señalado, entre otros, mediante Ord. N*4890, de 17.12.2013, que toda la documentación laboral electrónica debe ser remitida a los dependientes cumpliendo los siguientes requisitos:

1-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada y remitida de manera electrónica.

Los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una casilla electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir sus comprobantes de pago de remuneraciones. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, sus liquidaciones de remuneraciones deberán ser entregadas en soporte de papel.

2-. Una vez finalizada su confección O estampada la última firma, si corresponde, el sistema debe enviar inmediatamente el documento

por correo electrónico a la casilla particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a casillas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos —al mismo tiempo- de acceder a Sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica alli almacenada.

Como puede apreciarse, si bien este Servicio no se opone al uso de una intranet o correos institucionales como medios para difundir o comunicar la documentación laboral, no se consideran medios idóneos para dar por cumplida la obligación del empleador de poner en conocimiento de sus trabajadores dichos antecedentes. Dicho objetivo sólo puede ser alcanzado, como se indicó previamente, mediante la remisión a casillas de correo particulares,

previa autorización de los propios dependientes.

Aclarado lo anterior, vale decir, que no existe inconveniente para confeccionar, procesar y enviar mediante correos electrónicos la documentación que emana de la relación laboral, es dable señalar que de acuerdo a la uniforme y reiterada jurisprudencia administrativa de este Servicio contenida, entre otros, en Ord. N*4890, de 17.12.2013, cuya copia se acompaña, ta solución informática que se utilice para tal fin se encuentra dentro de la categoría de los sistemas de centralización de documentación laboral.

Ello, por cuanto el sistema permitirá, como se señaló, no sólo generar los comprobantes referidos, sino también, almacenarlos, comunicarlos y administrarlos sin soporte material, por lo que debe cumplir con las exigencias vigentes sobre la materia.

4 En consecuencia, sobre la base de las disposiciones legales citadas, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud., que no existe inconveniente para que un empleador emita electrónicamente los comprobantes de pago de remuneraciones, sus anexos y la información relativa a las metas variables a sus trabajadores, en la medida que la emisión y su envío posterior se realice de acuerdo a lo indicado en el presente informe. Saluda a Ud., (DET (NA 0 [DIRECTORA] 2> SU, JO) SOMA /CECILIA SÁNCHEZ TORO ABOGADA DIRECTORA DEL TRABAJO Ñ MADISMSIR istribución: -Jurídico -Partes -Control