Ordinario N° 269, de 27 de febrero de 2023

Departamento Jurídico Ñ iniaconcime 269 SK (172) 2023 V . ORDINARION"________/ 4 y pu D ACTUACIÓN:

Aplica doctrina. MATERIA: Documentación electrónica. RESUMEN: 1-. La representación de las personas citadas en el contexto de un proceso de conciliación procede de acuerdo con las reglas generales del Derecho, por tanto, ella puede constar en un contrato de mandato o en un poder, en formato de papel o electrónico. 2-. El mandato o poder debe constar por escrito y contener las facultades necesarias para la ejecución del encargo. 3-. Dado que no hay normas que lo prohíban, el documento electrónico en que conste la representación puede ser un instrumento privado el cual, a su vez, se puede formalizar con la sola incorporación de una firma electrónica simple. 4-. Si por el tipo de firma electrónica simple utilizada, ella no fuere visible en el documento acompañado, se estima ajustado a Derecho requerir un medio de verificación, por ejemplo, un código bidimensional. Si, por el contrario, se tratare de una audiencia de conciliación realizada sin comparecencia personal de las partes, se estima suficiente que el mandato o poder sea enviado al funcionario desde la cuenta de correo electrónico registrada por el mandante. ANTECEDENTES:

: 1) Correo electrónico de 22.02.2023 de Subjefa del Departamento de Relaciones Laborales. 2) Correo electrónico de 12.01.2023 de Dirección Regional del Trabajo de Valparaíso. SANTIAGO, 27 FEB 20%

DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL DIRECCIÓN DEL TRABAJO A : DIRECCIÓN REGIONAL DEL TRABAJO DE VALPARAÍSO

Mediante el correo electrónico del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento respecto de la posibilidad de aceptar la validez de un *...poder presentado en audiencias de conciliación presenciales con firma electrónica simple...”.

A fin de dar respuesta a su consulta debemos distinguir dos etapas de creación y firma de la documentación.

a) La primera etapa abarca la documentación electrónica creada, suscrita y gestionada durante la vigencia de la relación laboral, cuyas reglas de operación se encuentran contenidas en el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015.

En tal orden de consideraciones, corresponde precisar que los documentos derivados de la relación laboral tienen la calidad jurídica de instrumentos privados, vale decir, emanan de una parte o de un tercero, tienen existencia material (papel) o electrónica y no constituyen plena prueba. Para que adquieran este valor es necesario el trámite del reconocimiento, esto es, que el instrumento privado sea reconocido por la parte contra quien se opone o que sea mandado tener por reconocido judicialmente,

Excepcionalmente, el legislador ha señalado en el artículo N*177 del Código del Trabajo que el finiquito, la renuncia y el mutuo acuerdo deben ser suscritos ante ministro de fe, lo cual les otorgará el carácter de instrumento público.

Asimismo, es preciso tener en consideración que la doctrina de este Servicio reiteradamente ha exigido para el tratamiento de la documentación laboral, contar con un sistema integral de generación, firma y gestión de documentación electrónica no bastando, por ende, la sola rúbrica digital como una herramienta aislada, es decir, ella debe formar parte de una solución completa convirtiéndose en un componente más de la plataforma.

Lo señalado se encuentra en armonía con la jurisprudencia administrativa vigente de este Servicio contenida, entre otros, en el Ord. N*2465 de 03.09.2020.

b) En segundo lugar, debemos considerar aquellos documentos creados y firmados fuera del ámbito de la relación laboral, por ejemplo; las reclamaciones de multas, los poderes o mandatos, las reconsideraciones de doctrina, etc.

Particularmente, se estima esencial determinar qué es lo que deben

presentar las personas que deseen comparecen mediante un tercero cuando hayan sido citadas por esta Dirección y, para ello, resulta necesario aclarar lo que debemos entender por representación, mandato y poder. b.1) Acerca de la representación, el artículo 1448 del Código Civil señala: “Lo que una persona ejecuta a nombre de otra, estando facultada por ella o por la ley para representarla, produce respecto del representado iguales efectos que si hubiese contratado él mismo.”

Del precepto transcrito se desprende que la representación puede ser legal o voluntaria.

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En tal contexto, la doctrina civil sostiene lo siguiente:

“Cuando el representante deriva sus poderes de la ley, no hay problema, pues no cabe confundir la representación legal con el mandato... La dificultad se produce, en cambio, cuando la facultad del representante emana de un acto voluntario del representado; sólo entonces surge la posibilidad de confundir el poder de representación con el mandato...”

Entonces, debemos referirnos a las diferencias entre mandato y poder.

En primer término, debemos indicar que el artículo 2116 del Código Civil prescribe:

“El mandato es un contrato en que una persona confía la gestión de uno o más negocíos a otra, que se hace cargo de ellos por cuenta y riesgo de la primera.

La persona que confiere el encargo se llama comitente o mandante, y la que lo acepta, apoderado, procurador, y en general, mandatario.”

De este modo, podemos apreciar que el mandato es un contrato, en cambio, el poder es un acto jurídico unilateral.

A su vez, dada la calidad de acto jurídico bilateral del mandato, éste genera obligaciones por sí mismo pues en él consta la voluntad del mandante en orden a realizar un encargo y la del mandatario dispuesto a aceptarlo.

Por su parte, el poder por sí sólo no genera obligaciones inmediatas pues, al derivar de una declaración unilateral de una parte —en la especie, del representante de la empresa-, no sólo no supone aceptación del apoderado, sino que éste puede incluso desconocer su existencia.

Finalmente, sobre este punto, cabe precisar que, al no constituir un elemento de la esencia de dichos actos jurídicos, pueden existir perfectamente tanto el poder como el contrato de mandato sin representación.

Precisado lo anterior, es del caso indicar que el inciso 2? del artículo 29 del D.F.L. N*2, de 1967, Ley Orgánica de la Dirección del Trabajo, prescribe:

“La comparecencia deberá ser personal o por intermedio de mandatario o apoderado con amplias facultades otorgadas por escrito.”

De lo señalado se sigue que para el legislador no reviste importancia si el compareciente detenta la calidad de mandatario o simplemente de apoderado, en la medida que en el documento respectivo consten las facultades necesarias para llevar a cabo la gestión encomendada.

1 Stichkin Branover David, El Mandato Civil, Colección de Estudios Jurídicos y Sociales, Ed. Jurídica de Chile, 1950, página 36. 3

A su vez, la Circular N*38 de 17.06.2022, que imparte instrucciones para el ingreso de reclamos y atención de reclamos administrativos, en el párrafo 4” del N*5.1, denominado “Consideraciones generales” establece, particularmente acerca de las audiencias de conciliación, lo siguiente:

“El proceso se realizará con los titulares reclamante y reclamado, o, en su defecto con quienes los representen premunidos de poder suficiente? para ello. En caso de las audiencias sin comparecencia presencial, el/la interesado/a deberá escanear y remitir al correo electrónico del Conciliador/a, señalando el número de folio del reclamo: Poder Simple suscrito por el reclamante, Cédula de Identidad del Reclamante/Reclamado y Cédula de Identidad del representante; el poder deberá tener expresa mención de las facultades de Transigir, Cobrar y Percibir?, según corresponda.”

Si bien el párrafo transcrito sólo utiliza las fórmulas “poder suficiente” y poder simple”, debemos entender que también abarca, evidentemente, al contrato de mandato.

Asimismo, la expresión “poder simple” tampoco puede descartar la validez de la presentación de escrituras públicas.

En el mismo contexto, el Manual de Conciliación Individual vigente, en su N*4.1, relativo a la representación de una empresa reclamada, en lo pertinente, indica: *...ellos a su turno, podrán delegar el poder de representación, esto es, el representante legal de una empresa puede delegar la facultad de representación en un tercero, delegación que en cualquier caso deberá constar por escrito*.”

A mayor abundamiento, continua el citado Manual:

“Lo anterior, resulta acorde a las normas legales y principios generales del Derecho que permiten a toda persona intervenir ampliamente en la vida jurídica mediante representantes, mandatarios y apoderados... pudiendo las partes, en consecuencia utilizar al efecto la institución del mandato...”

Si bien el texto citado confunde la representación con los instrumentos en los cuales debe constar, creemos que lo relevante del párrafo transcrito es que admite expresamente la posibilidad de utilizar el contrato de mandato.

De este modo podemos, hasta ahora, concluir lo siguiente:

l-. La representación en el proceso de conciliación procede de acuerdo con las reglas generales del Derecho. Il-. No ha establecido el legislador limitaciones respecto del tipo de documento en el cual debe constar la representación pudiendo, en consecuencia, tratarse de un contrato de mandato o un simple poder. 2 El destacado es nuestro, 3 El destacado es nuestro. 4 El destacado es nuestro.

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Ill-. Sí se exige que la representación —sea por mandato o poder- conste por escrito y contenga las facultades necesarias para materializar el encargo.

En tal sentido, cabe destacar que el inciso 2” del artículo 29 del D.F.L. N*2, de 1967, sólo exige a los representantes contar con “...amplias facultades...”, no requiriendo que el mandato o poder indiquen expresamente las atribuciones de “...Transigir, Cobrar y Percibir...”.

En efecto, las aludidas facultades de transigir, cobrar y percibir no son exigidas por la ley, sino por vía administrativa mediante la Circular N*38 de 17.06.2022, que imparte instrucciones para el ingreso de reclamos y atención de reclamos administrativos.

Sin embargo, atendida la finalidad de la comparecencia, es dable estimar

que la exigencia de las señaladas atribuciones responde a los principios de razonabilidad, eficacia y eficiencia a que deben someterse los actos de la Administración del Estado. b.2) Aclarado lo anterior, y ya en el ámbito de la documentación electrónica, debemos señalar, en primer término, que los incisos 2” y 3” del artículo 1? de la Ley 19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma, prescriben:

“Las actividades reguladas por esta ley se someterán a los principios de libertad de prestación de servicios, libre competencia, neutralidad tecnológica, compatibilidad internacional y equivalencia del soporte electrónico al soporte de papel.

Toda interpretación de los preceptos de esta ley deberá guardar armonía con los principios señalados.”

En armonía con lo señalado por el precepto transcrito, el artículo 3” de la misma Ley, dispone:

“Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel. Dichos actos y contratos se reputarán como escritos, en los casos en que la ley exija que los mismos consten de ese modo, y en todos aquellos casos en que la ley prevea consecuencias jurídicas cuando constan igualmente por escrito.

Lo dispuesto en el inciso anterior no será aplicable a los actos o contratos otorgados o celebrados en los casos siguientes:

a) Aquellos en que la ley exige una solemnidad que no sea susceptible de cumplirse mediante documento electrónico; b) Aquellos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las partes, y c) Aquellos relativos al derecho de familia.

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La firma electrónica, cualquiera sea su naturaleza, se mirará como firma manuscrita para todos los efectos legales, sin perjuicio de lo establecido en los artículos siguientes.”

De lo señalado por las normas citadas, es posible inferir lo siguiente:

b.2.1) No puede someterse a los documentos electrónicos a ningún tipo de discriminación, como ocurriría si se les exigiese un estándar diferente al de sus homólogos en papel.

b.2.2) Deben aceptarse los documentos electrónicos durante el proceso de conciliación dado que no concurre en él ninguna de las causales de excepción contenidas en el citado artículo 3”.

Ahora bien, respecto de las rúbricas electrónicas, la Ley 19.799 en las letras f) y 9) de su artículo 2”, prescribe:

“P) Firma electrónica: cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor; g) Firma electrónica avanzada: aquella certificada por un prestador acreditado, que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría...”

Por otro lado, según lo dispuesto por el artículo 4% del mismo cuerpo normativo; “Los documentos electrónicos que tengan la calidad de instrumento público, deberán suscribirse mediante firma electrónica avanzada” por lo que, dado que no hay exigencias legales en contrario, en la especie basta con la presentación de instrumentos privados los que, a su vez, sólo requieren de firma electrónica simple.

Finalmente, nos parece necesario destacar que el inciso 1? del artículo 8” de la misma ley formaliza la obligación del Estado de relacionarse con los particulares utilizando medios electrónicos.

A mayor abundamiento, el inciso 2” de la misma disposición prescribe que la Administración del Estado, en el contexto de la utilización de medios digitales, debe evitar que el empleado de tecnologías de la comunicación “...restrinja injustificadamente el acceso a las prestaciones que brinden y a la publicidad y transparencia que rijan sus actuaciones y, en general, que se cause discriminaciones arbitrarias...”.

En consecuencia, sobre la base de las disposiciones legales citadas, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted lo siguiente respecto de la posibilidad de admitir en las audiencias de conciliación poderes con firma electrónica simple:

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1-. La representación de las personas citadas en el contexto de un proceso de conciliación procede de acuerdo con las reglas generales del Derecho, por lo tanto, ella puede constar en un contrato de mandato o en un poder, sea en formato de papel o electrónico. 2-. El mandato o poder debe constar por escrito y contener las facultades que resulten necesarias para la ejecución del encargo. 3-. Dado que no hay normas que lo prohíban, el documento electrónico en que conste la representación puede ser un instrumento privado el cual, a su vez, se puede formalizar con la sola incorporación de una firma electrónica simple. 4-. Si por el tipo de firma electrónica simple utilizada, ella no fuere visible en el documento acompañado, se estima ajustado a Derecho requerir un medio de verificación, como un código bidimensional (QR), por ejemplo. Si, por el contrario, se tratare de una audiencia de conciliación realizada sin comparecencia personal de las partes, se estima suficiente con que el mandato o poder sea enviado al funcionario desde la cuenta de correo electrónico registrada por el empleador. Saluda a Uad., 7 Ñ 1 . / y N TALIA POZOS a Ñ ABOGA E JEFE JS JEFA (S) DEPARTAMENTO Y! RÍDICO > FISCAL Í z DIRECCIÓN DEL TRA 25% Distribución: - Jurídico; - Partes; - — Depto. De Relaciones Laborales. 7