Oficio N° 678, de 12 de marzo de 2021

RENTA – ACTUAL LEY SOBRE IMPUESTO A LA – ART. 31 N° 3 – CÓDIGO TRIBUTARIO, ART. 17 (ORD. N° 678 DE 12.03.2021). Acreditación de pérdida tributaria de arrastre a través de imágenes digitales de los respectivos comprobantes de pagos o desembolsos. Se ha solicitado a este Servicio un pronunciamiento sobre la validez de la acreditación de la pérdida tributaria de arrastre a través de imágenes digitales de los respectivos comprobantes de pagos o desembolsos. I ANTECEDENTES De acuerdo con su presentación, la sociedad que representa tiene una pérdida de arrastre que se origina el año tttt, la cual, en diferentes procesos de fiscalización, habría sido justificada con la entrega de los documentos correspondientes físicamente y, en los últimos procesos de fiscalización, los documentos fueron aportados a través de los expedientes electrónicos mediante archivos y copias digitalizadas o escaneadas que se agregan al sitio web del Servicio en formatos tales como PDF, Excel, Word, JPG, entre otros. Por lo anterior, y atendiendo al costo que le origina mantener el debido resguardo de los documentos, para lo cual la sociedad arrienda espacios físicos, la administración ha tomado la decisión de digitalizar, en los formatos de PDF y JPG, los documentos desde el año comercial tttt hasta el año ffff. Luego de este año entiende que, en el caso de las facturas de compra y venta, al existir la obligación de la emisión electrónica, estos documentos puede aportarlos en un proceso de fiscalización y son suficientes para justificar las operaciones de los años ffff y siguientes. Lo indicado en el párrafo anterior le permitirá llevar un control del respaldo de los costos y gastos, evitando la pérdida de documentos o el desvanecimiento de las impresiones en boletas, facturas o vouchers de tarjetas de débito o crédito, que después de cierto tiempo se borran o tornan ilegibles, y también mantener copia de los documentos electrónicos, contratos, y libros como el diario, mayor, balances, copias de las determinación de la pérdida, libro de fondo de utilidades, libro de registro empresarial, entre otros, todos ellos en hojas timbradas por el Servicio. Tras algunas consideraciones y citar jurisprudencia administrativa sobre la materia1 que admite como prueba de un gasto la fotografía digitalizada de un comprobante de compra efectuada con tarjeta de crédito, y agregar otras consideraciones, consulta si: 1) Puede respaldar y sustentar la pérdida de arrastre en un proceso de fiscalización con los documentos digitalizados. 2) Puede destruir los documentos una vez digitalizados. 3) Puede, luego de una fiscalización de la pérdida de arrastre y que exista una resolución de dicha fiscalización, eliminar aquellos documentos que ya fueron presentados o entregados al Servicio. II ANÁLISIS De acuerdo con el artículo 17 del Código Tributario, los libros de contabilidad junto con la documentación correspondiente deben conservarse mientras esté pendiente el plazo que tiene el Servicio para la revisión de las declaraciones. Al respecto, y sobre la materia consultada, referida exclusivamente a la posibilidad de aceptar como prueba de un gasto la fotografía digitalizada de un documento físico, este Servicio ha resuelto que se cumple el estándar exigido por la ley en tanto los documentos electrónicos guarden la debida correspondencia con los gastos que se encuentren pagados o adeudados, los libros de contabilidad y otros medios probatorios, lo cual resulta aplicable al caso consultado. Sin perjuicio de lo anterior, se hace presente que ello, en ningún caso, supone tener por justificada la procedencia de la pérdida de arrastre en sí misma o considerar que las facturas electrónicas sean suficientes para justificar las operaciones de los últimos años, atendido que por sí solas las facturas no 1 Oficios N° 2917 de 2019 y N° 1645 de 2020.

2 acreditan el cumplimiento de todos los requisitos de los gastos establecidos en el artículo 31 de la Ley sobre Impuesto a la Renta, los que se verificarán en la respectiva instancia de fiscalización. Finalmente, en cuanto a la tercera consulta, se entiende que esta apunta a la destrucción de los documentos físicos, la que no existe inconveniente en efectuar, por cuanto, el contribuyente tiene la obligación de mantener los documentos digitalizados dentro de los plazos de prescripción. III CONCLUSION Conforme lo expuesto precedentemente y en relación con lo consultado, se informa que: 1) En un proceso de fiscalización, los documentos digitalizados sirven para acreditar la pérdida de arrastre. No obstante lo anterior, se deberá dar cumplimiento a los demás requisitos legales para la deducción de todo gasto, requisitos que están sujetos a verificación en la respectiva instancia de fiscalización. 2) En cuanto a la segunda y tercera consulta, dado que la destrucción que menciona se refiere a los documentos físicos, la respuesta es afirmativa, puesto que la documentación digitalizada es válida como respaldo complementario a la contabilidad y los otros registros obligatorios que debe llevar el contribuyente; esta última deberá ser mantenida por el contribuyente dentro de los plazos de prescripción. Saluda a usted, FERNANDO BARRAZA LUENGO DIRECTOR Oficio N° 678 del 12-03-2021 Subdirección Normativa Depto. de Impuesto Directos